Per configurare gli agenti che dovranno essere presenti all’interno dell’account ConversionControl, è necessario inserirli all’interno della sezione Setup – Agents.

Una volta che dal menu Setup è stata cliccata la voce Agents, si aprirà la schermata di gestione ed elenco degli agenti. Vediamo quindi nel dettaglio la schermata Manage Agents.

Manage Agents

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Nella parte alta della schermata si trova l’accesso rapido ad un video tutorial che spiega come configurare gli agenti all’interno della sezione Setup – Agents del proprio account ConversionControl.

Dopodiché il numero degli agenti presenti e la tabella di elenco degli stessi.

TABELLA DI ELENCO DEGLI AGENTI

Le voci che compongono la tabella sono le seguenti:

• Name / Surname: nome e cognome dell’agente
• Username: indirizzo email dell’agente
• Department(s): il dipartimento (o i dipartimenti) all’interno di cui è stato inserito l’agente. Se all’agente non è ancora stato assegnato un dipartimento, sarà mostrato l’avviso rosso “Warning – No Departments Assigned” (vedi immagine sopra)
• Status: lo stato di operatività dell’agente, es. la percentuale di assegnazione dei contatti, se è in ferie oppure l’assegnazione è sospesa
• Active: mostra se l’agente è attivo oppure no
• Add New: pulsante per aggiungere un nuovo agente; cliccando questo pulsante si apre la schermata Edit Agent per la creazione
• Edit: cliccando l’icona della matita, si accede alla schermata di modifica dell’agente cioè Edit Agent
• Delete: cliccando l’icona del cestino, si decide di eliminare l’agente dal proprio account ConversionControl

Edit Agent

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In questa schermata si possono configurare e modificare tutte le impostazioni legate all’agente. Analizziamo quindi nel dettaglio tutte le tab che compongono la schermata Edit Agents.

TAB – AGENT SETTINGS

• Name and Surname: nome e cognome dell’agente
• Email / Username: email dell’agente, che corrisponde anche allo username che dovrà usare per accedere al suo account agente di ConversionControl
• Password: la password che dovrà utilizzare per accedere al suo account agente
• Phone Number: il numero di telefono dell’agente
• Calendly URL: l’URL del suo Calendly (se utilizzato)
• Mail Signature: editor per comporre la sua personale firma, che si troverà alla fine delle email che invierà
• Activate Agent: spunta per decidere se l’agente è attivo oppure no
• Allow Use of Export Functionality: di default gli agenti non possono esportare contatti e task, abilitare questa funzione gli permette quindi di esportare questi dati
• Disable mail notification: spunta per decidere se abilitare oppure no l’invio di email di notifica all’agente

ADVANCED SETTINGS

• Activity Status: serve per configurare lo stato di operatività dell’agente, cioè il carico di lavoro da assegnargli. All’interno di questa casella si trovano 5 voci tra cui scegliere:
  • Holiday > No assignment: l’agente è in ferie, quindi non devono essergli assegnati contatti
  • On Hold > No new assignment: utile per far lavorare l’agente solo sulla sua base contatti; se messo in questo stato non riceve task da parte di nuovi contatti ma solo da switching e da attività di contatti già assegnati a lui
  • One Quarter > 25% assignment: un quarto – assegna all’agente il 25% del totale dei contatti da distribuire
  • Half > 50% assignment: metà – assegna il 50% del totale dei contatti da distribuire
  • Three Quarters > 75% assignment: tre quarti – assegna il 75% del totale dei contatti da distribuire
  • Full > 100% assignment: piena – assegna il 100% del totale dei contatti da distribuire
    
• Contact View Permission: serve per decidere quali contatti può vedere l’agente, si può scegliere fra 3 voci:
  • View only assigned contacts: vede solo i contatti assegnatigli
  • View global department contacts: può vedere tutti i contatti assegnati al dipartimento (o ai dipartimenti) di cui fa parte
  • View every contact: vede tutti i contatti presenti all’interno dell’account ConversionControl
    
• Can also work on unassigned contacts: questa funzione, se spuntata, permette all’agente di vedere e lavorare i contatti che non sono stati assegnati a nessuno
  

DEPARTMENTS

• Primary Department (for reporting purpose): il dipartimento primario associato all’agente (necessario ai fini della creazione del report)
• Choose Departments associated to this Agent: scegliere i dipartimenti associati all’agente; spuntare lo stesso dipartimento che si è scelto come Primary Department e nel caso in cui lo stesso agente debba essere inserito in più dipartimenti, spuntare anche quelli aggiuntivi

OTHER AGENT PERMISSION

Questa funzione serve per decidere se lo specifico agente può riassegnare i propri contatti agli altri agenti.

Perciò questa tab sarà visibile solo se all’interno del proprio account ConversionControl è stato configurato un numero di agenti superiore ad 1.

SMTP SETTINGS

Serve per configurare l’email dell’agente all’interno di ConversionControl, in modo da poter inviare email direttamente dal proprio account ConversionControl utilizzando l’indirizzo email con dominio di proprietà.
Diversamente viene utilizzato l’SMTP aziendale che è stato configurato sui settings.

• Sender’s Mail Address: indirizzo email del mittente
• Mail Name of the Sender: nome del mittente
• Prefix in the subject field: prefisso nel campo oggetto della mail
• Host Name of your SMTP Provider: nome dell’host del tuo provider SMTP
• Protocol of your SMTP Provider (e.g. ssl://): protocollo del tuo provider SMTP (es. https://)
• Port of your SMTP Provider (e.g. 465): porta del tuo provider SMTP
• Username of your SMTP Provider: username del tuo provider SMTP
• Password of your SMTP Provider: password del tuo provider SMTP